Le Inbox Zero – c’est possible!

Travailler et être un adulte, ça ne veut pas toujours dire être organisé. Ça, je pense qu’on est tous d’accord. Il est cependant très possible de se donner les outils pour s’aider à s’organiser, alors avis aux intéressés – je vais vous partager mes trucs de temps en temps sur le blogue Codmorse! Signée, la-fille-qui-fait-des-tableaux-excels-pour-les-remboursement-de-lunchs-au-bureau.

Première chose: la gestion de tes courriels.

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C’est tellement facile de se sentir envahi par une boîte courriel qui dit 384 courriels en attente. Ça fait en sorte qu’on veut passer à autre chose, au lieu de vraiment vouloir s’attaquer aux tâches de la journée. Y’a certaines personnes qui vivent bien avec ça et qui ne vérifient pas leur téléphone à chaque notification – ce n’est pas mon cas. Étant une pro de la crastination, j’ai décidé il y a longtemps qu’il ne faut pas laisser trainer trop longtemps les courriels et gérer les notifications petit à petit… Comment s’y retrouver?

Je vous présente en partie la théorie du Inbox Zero aujourd’hui. Une bonne habitude, ça s’apprend, mais pour le faire, il faut avoir une bonne base. Alors il faut commencer par faire le ménage.

1 – Fais le ménage!

Sélectionne TOUS tes courriels. Oui, TOUS les courriels qui trainent dans ta boîte de réception (inbox). Transfère les dans un dossier nommé « Old inbox / Ancienne boîte ». Ceci te permet de commencer à gérer les courriels qui rentrent au fur et à mesure, au lieu de devoir prendre plein de temps à retourner en arrière et tout classer. Si jamais tu es zélé, tu peux clairement prendre le temps de tout reclasser tes courriels, mais cette première étape est primordiale pour bien te lancer dans ton organisation.

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2 – Identifie des catégories et commence à classer quand ça rentre!

Classer ses courriels, c’est comme faire la vaisselle. Ça se fait bien quand c’est fait au fur et à mesure, et non quand c’est déjà empilé et qu’il faut passer une demi-journée à tout faire.

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Si tu détermines tes catégories à l’avance, ça va t’aider à tout ranger et pouvoir te faire un high-five! N’oublie pas de te garder une catégorie « neutre » qui te permet de classer ce qui ne fitte pas exactement nulle part.

Exemple de catégories:
Urgent, En attente, Financiers, Projet XYZ, Formation, etc.

Idéalement, les courriels que tu reçois, une fois traités, tu les classes quelque part. Même ceux qui ne requièrent pas d’action de ta part – archive-les dans un libellé. Ta boîte de réception va te remercier.

Dans un monde encore plus idéal – si c’est un courriel qui prend moins de 5 minutes à traiter, fais-le tout de suite!

3 – Avant la fin de la journée, à tous les jours sans exception – vide ta boîte de réception.

Classe tout ce qui s’y retrouve, que ce soit dans ta catégorie « J’men fous j’ai rien à faire » ou « À faire en rentrant demain matin aux petites heures »;

Ce n’est pas exactement la théorie du Inbox Zero de Mann, mais au moins tu es plus avancé dans ton cheminement!

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4 – Le lendemain matin

Commence ta journée avec tes courriels “À faire urgent”, et après attaque ta boîte de réception.

Rinse & Repeat.

Le but ici n’est donc pas de partir fou et de constamment vérifier tes courriels et les ranger, mais bien de trouver un processus qui t’encourage à bien les gérer. Ça va aussi pratiquer tes habiletés de priorisation de tâches! Avoue que tu te sens soudainement plus productif!

 

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